Mit der Bestandsführung legst du fest, wie Eventworx einen Artikel im Lager behandeln soll.
Damit entscheidest du zum Beispiel:
- ob der Artikel überhaupt Bestand führt
- ob nur eine Menge verwaltet wird
- ob einzelne Geräte separat nachverfolgt werden
- ob der Artikel im eigenen Lager liegt oder nur bei Bedarf bestellt bzw. zugemietet wird
Die richtige Einstellung ist wichtig, damit dein Lagerbestand, die Disposition und spätere Lagerbewegungen sauber funktionieren.
YouTube eventworx Academy Video Referenz: Bestandsführung von Artikeln
Wo findest du die Bestandsführung?
Du findest die Einstellungen direkt im Artikel im Bereich bzw. Reiter Bestand (Vermietung) bzw. (Verkauf).
Dort legst du zuerst fest, welche Art von Bestandsführung der Artikel haben soll.
Bestandsführungsform festlegen
Zuerst entscheidest du, wie der Artikel grundsätzlich im System geführt werden soll.
Ohne Bestandsführung
Wähle diese Einstellung, wenn der Artikel im System vorhanden sein soll, du dafür aber keinen Lagerbestand verwalten möchtest.
Das ist sinnvoll, wenn du den Artikel nur dokumentierst oder keine genaue Bestandskontrolle brauchst.
Typische Nutzung
- reine Verwaltungsartikel
- Artikel, deren Bestand nicht verfolgt werden muss
Artikel mit eigenem Bestand
Wähle diese Einstellung, wenn der Artikel zu deinem eigenen Lagerbestand gehört und von Eventworx verwaltet werden soll.
Dann kann Eventworx den Bestand für Disposition, Planung und Lagerbewegungen berücksichtigen.
Typische Nutzung
- Mietartikel im eigenen Lager
- Technik, Möbel, Cases, Kabel, Traversen, Scheinwerfer usw.
Bestellartikel
Wähle diese Einstellung, wenn der Artikel nicht im eigenen Lager geführt wird, sondern bei Bedarf bestellt, zugekauft oder zugemietet wird.
Der Artikel ist dann im System nutzbar, aber nicht als eigener Lagerbestand vorhanden.
Typische Nutzung
- Fremdmaterial
- Artikel, die du projektbezogen einkaufst oder zumietest
Art der Erfassung auswählen
Wenn du Artikel mit eigenem Bestand gewählt hast, kommt im nächsten Schritt die Frage:
Wie soll dieser Bestand geführt werden?
Hier gibt es drei Varianten.
Mengenartikel
Beim Mengenartikel verwaltet Eventworx nur eine Gesamtmenge.
Das bedeutet:
Du weißt, wie viele Stück insgesamt vorhanden sind, aber nicht, welches einzelne Gerät genau gemeint ist.
Das ist ideal für Artikel, die nicht einzeln verfolgt werden müssen.
Beispiele
- Kabel
- Podestfüße
- Kleinmaterial
- einfache Zubehörteile
Vorteil
- einfache Verwaltung
- schneller im Lageralltag
Artikel mit Einzelerfassung
Bei der Einzelerfassung wird jedes Gerät einzeln angelegt.
Jedes Gerät kann dabei eigene Informationen haben, zum Beispiel:
- Gerätenummer
- Inventarnummer
- Seriennummer
- Barcode
- Lagerort
- Lagerplatz
- Status
Das ist sinnvoll für hochwertige oder prüfpflichtige Geräte.
Beispiele
- Scheinwerfer
- Lautsprecher
- Mischpulte
- Funkstrecken
- Cases mit eindeutiger Kennzeichnung
Vorteil
- jedes Gerät ist einzeln nachvollziehbar
- ideal für Prüfungen, Reparaturen und exakte Rückverfolgung
Einzelartikel mit Handling wie Menge
Diese Variante ist eine Mischform.
Die Geräte werden einzeln geführt, haben also eigene Datensätze und können einzeln dokumentiert werden.
Im Lagerprozess können sie aber in den Abläufen ähnlich wie Mengenartikel behandelt werden.
Das ist praktisch, wenn du zwar einzelne Geräte pflegen willst, aber im Arbeitsalltag schneller buchen möchtest.
Vorteil
- Einzelgerät bleibt nachvollziehbar
- Lagerbearbeitung bleibt trotzdem einfacher
Bestand einbuchen
Sobald die Bestandsführung eingerichtet ist, kannst du Bestand zum Artikel hinzufügen.
Dafür wechselst du im Bereich Bestand (Vermietung) und klickst auf Zugang.
Dort trägst du die benötigten Daten ein, zum Beispiel:
- Buchungsdatum
- Kaufdatum
- Menge
- optional Kaufpreis
- optional Buchungsinformation
Anschließend buchst du den Bestand ein.
Was passiert dann?
Bei Mengenartikeln
Die Gesamtmenge des Artikels wird erhöht.
Bei Einzelerfassung
Eventworx legt die Geräte einzeln an und vergibt dafür automatisch Geräteeinträge, wie Barcode & Gerätenummer.
Gerätedetails pflegen
Wenn ein Artikel mit Einzelerfassung geführt wird, kannst du die einzelnen Geräte anschließend weiter pflegen.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Gerätenummer
- Inventarnummer
- Seriennummer
- Barcode
- Lagerort
- Lagerplatz
- Zugangsdatum
- Kaufdatum
Bestand zwischen Vermietung und Verkauf umbuchen
Wenn ein Gerät oder Artikel nicht mehr im Mietbestand, sondern im Verkaufsbestand geführt werden soll, kannst du ihn umbuchen.
Dazu markierst du den gewünschten Bestand in der Bestandsliste und nutzt die Funktion Umbuchen.
Danach wird der Bestand dem Verkauf zugeordnet.
Das ist zum Beispiel nützlich, wenn ein Artikel:
- aus dem Mietbestand herausgenommen wird
- verkauft werden soll
- intern anders verwendet werden soll
Historie und Korrekturen
Im Reiter Historie kannst du die Lagerbewegungen eines Artikels nachvollziehen.
Dort siehst du zum Beispiel:
- Zugänge
- Abgänge
- Umbuchungen
- Stornos
So kannst du nachvollziehen, wann welcher Bestand verändert wurde.
Korrekturen per Storno
Wenn eine Buchung versehentlich falsch durchgeführt wurde, kannst du sie in der Historie über die Storno Funktion rückgängig machen.
So wird der Bestand wieder korrigiert.
Ausgebuchte Geräte anzeigen
Über die Option Ausgebuchte anzeigen kannst du dir zusätzlich Geräte einblenden lassen, die das Lager bereits verlassen haben.
Das ist hilfreich, wenn du prüfen möchtest, was mit einem Gerät passiert ist.
Wichtige Praxis Tipps
Wähle die Bestandsart bewusst
Die wichtigste Entscheidung ist am Anfang die Frage:
Brauche ich nur eine Menge oder muss ich jedes Gerät einzeln nachverfolgen?
Als Faustregel gilt:
- Mengenartikel für Kleinteile und einfache Lagerartikel
- Einzelerfassung für hochwertige, prüfpflichtige oder eindeutig gekennzeichnete Geräte
Pflege Seriennummern und Inventarnummern sauber
Wenn du mit Einzelerfassung arbeitest, lohnt es sich, Gerätenummern, Barcodes und Seriennummern sauber zu pflegen.
Das hilft später bei:
- Prüfungen
- Reparaturen
- Inventuren
- Schadensfällen
- Scannerprozessen
Bestellartikel nur nutzen, wenn kein eigener Lagerbestand geführt werden soll
Wenn du einen Artikel regelmäßig auf Lager hast, solltest du ihn normalerweise nicht als Bestellartikel führen.
Bestellartikel sind eher für Material gedacht, das du nicht selbst lagerst.
Kurz zusammengefasst
Mit der Bestandsführung entscheidest du, wie Eventworx einen Artikel lagermäßig behandelt.
Du legst fest:
- ob ein Artikel Bestand führt
- ob er eigener Lagerbestand oder Bestellartikel ist
- ob nur eine Menge oder einzelne Geräte verwaltet werden
- wie Bestand eingebucht und nachverfolgt wird
So kannst du dein Lager in Eventworx passend zu deinen tatsächlichen Abläufen abbilden.
Häufige Fragen zur Bestandsführung
Hier findest du kurze Antworten zu den verschiedenen Bestandsarten und zur Verwaltung deiner Artikel in Eventworx.
Was ist die Bestandsführung?
Mit der Bestandsführung legst du fest, wie Eventworx einen Artikel im Lager verwaltet. Du entscheidest dabei, ob ein Artikel einen eigenen Bestand besitzt und ob nur Mengen oder einzelne Geräte erfasst werden.
Welche Bestandsführungsformen gibt es?
Du kannst zwischen Ohne Bestandsführung, Artikel mit eigenem Bestand und Bestellartikel wählen.
Ohne Bestandsführung wird kein Lagerbestand verwaltet. Artikel mit eigenem Bestand gehören zu deinem Lager. Bestellartikel werden bei Bedarf bestellt, zugekauft oder zugemietet.
Was ist ein Mengenartikel?
Bei einem Mengenartikel verwaltet Eventworx nur die vorhandene Gesamtmenge. Einzelne Geräte oder Seriennummern werden dabei nicht unterschieden.
Diese Einstellung eignet sich zum Beispiel für Kabel, Zubehör und Kleinmaterial.
Was bedeutet Einzelerfassung?
Bei der Einzelerfassung wird jedes Gerät separat angelegt. Du kannst unter anderem Gerätenummer, Seriennummer, Inventarnummer, Barcode und Lagerplatz hinterlegen.
Diese Einstellung eignet sich besonders für hochwertige oder prüfpflichtige Geräte.
Was bedeutet „Einzelartikel mit Handling wie Menge“?
Die Geräte werden einzeln im System geführt, können bei der Lagerbearbeitung aber ähnlich wie Mengenartikel behandelt werden.
Dadurch bleiben die einzelnen Gerätedaten erhalten, während die Bearbeitung im Lager vereinfacht wird.
Wie buche ich neuen Bestand ein?
Öffne den Artikel und wechsle in den Bereich Bestand Vermietung. Klicke anschließend auf Zugang.
Trage die Menge sowie bei Bedarf Kaufdatum, Kaufpreis und eine Buchungsinformation ein. Bei einer Einzelerfassung legt Eventworx die einzelnen Geräte automatisch an.
Kann ich Gerätedaten später ergänzen?
Ja. Nach dem Einbuchen kannst du bei den einzelnen Geräten weitere Informationen wie Gerätenummer, Seriennummer, Inventarnummer, Barcode, Lagerort und Lagerplatz ergänzen.
Kann ich Bestand zwischen Vermietung und Verkauf umbuchen?
Ja. Markiere den gewünschten Bestand in der Bestandsliste und klicke auf Umbuchen. Der Bestand wird anschließend dem anderen Bestandsbereich zugeordnet.
Wo sehe ich frühere Lagerbewegungen?
Im Reiter Historie kannst du die bisherigen Lagerbewegungen des Artikels nachvollziehen. Dort findest du zum Beispiel Zugänge, Abgänge, Umbuchungen und Stornierungen.
Kann eine falsche Buchung korrigiert werden?
Ja. Eine falsche Lagerbuchung kannst du in der Historie über die Funktion Storno rückgängig machen.
Welche Erfassungsart sollte ich wählen?
Nutze einen Mengenartikel, wenn nur die vorhandene Stückzahl wichtig ist.
Nutze die Einzelerfassung, wenn du jedes Gerät eindeutig über eine Gerätenummer, Seriennummer oder einen Barcode nachverfolgen möchtest.