Mit der Funktion Abweichungen kannst du Unterschiede zwischen Auftrag und Lieferschein direkt im Auftrag prüfen und bei Bedarf berechnen. So siehst du schnell, wenn mehr geliefert wurde als geplant, weniger geliefert wurde oder zusätzliche Positionen auf einem Lieferschein auftauchen, die bisher noch nicht im Auftrag enthalten sind.
Die Funktion hilft dir dabei, solche Unterschiede sauber zu prüfen und direkt zu entscheiden, ob eine Position berechnet, nicht berechnet oder ignoriert werden soll.
Wofür ist die Funktion gedacht?
Die Funktion Abweichungen ist besonders hilfreich, wenn beim Warenausgang oder bei der Rückgabe nicht alles exakt so gelaufen ist wie ursprünglich geplant.
Typische Beispiele:
- Es wurde mehr geliefert als im Auftrag stand.
- Es wurde weniger geliefert als geplant.
- Auf dem Lieferschein ist zusätzliches Material aufgetaucht.
- Bei Verbrauchsmaterial soll nicht die ursprünglich geplante, sondern die tatsächlich zu berechnende Menge abgerechnet werden.
- Bei Cases oder Verpackungen sollen auch die enthaltenen Artikel sauber in der Klärung erscheinen.
Wo findest du die Abweichungen?
Öffne den gewünschten Auftrag und wechsle in den Tab Status.
Dort findest du die Ansicht für die Klärung von Abweichungen. In diesem Bereich werden Unterschiede zwischen Auftragspositionen und den zugehörigen Lieferscheinen angezeigt.
So ist die Ansicht aufgebaut
Die Abweichungsansicht besteht aus zwei Bereichen.
Oben siehst du die Positionen aus dem Auftrag.
Unten siehst du die Positionen, die auf Lieferscheinen aufgetaucht sind und geklärt werden müssen.
So kannst du schnell erkennen, welche Positionen schon im Auftrag vorhanden sind und welche zusätzlich dazugekommen sind oder von der Planung abweichen.
Welche Informationen siehst du dort?
In der Klärung siehst du pro Position zum Beispiel:
- den Artikel
- die beauftragte Menge
- die gelieferte oder ausgecheckte Menge
- die Differenz
- den aktuellen Status
- die Abrechnungsentscheidung
- Notizen zur Position
Je nach Position werden außerdem zusätzliche Infos wie Artikelnummer oder Artikeltyp angezeigt. Das hilft dir dabei, Positionen schneller einzuordnen.
So klärst du eine Abweichung
1. Auftrag öffnen
Öffne den Auftrag, in dem du die Abweichungen prüfen möchtest.
2. In den Tab Status wechseln
Wechsle in den Tab Status und öffne dort die Klärungsansicht.
3. Abweichende Position prüfen
Suche in der unteren Liste die Position, die geklärt werden soll.
Prüfe dabei:
- Was war beauftragt?
- Was wurde tatsächlich geliefert oder ausgecheckt?
- Handelt es sich um eine zusätzliche Position?
- Soll die Position berechnet werden?
4. Entscheidung treffen
Für jede Position kannst du festlegen, wie sie behandelt werden soll.
Je nach Situation kannst du die Position:
- berechnen
- nicht berechnen
- ignorieren
- wieder zurücksetzen
Zusätzlich kannst du auch mehrere Positionen gesammelt bearbeiten, zum Beispiel über Alles abrechnen oder Alles ignorieren.
5. Notiz hinterlegen
Wenn nötig, kannst du für eine Position eine Notiz eintragen. Das ist sinnvoll, wenn du später noch nachvollziehen möchtest, warum eine Abweichung so entschieden wurde.
Was passiert bei Abweichung?
Wenn mehr geliefert wurde als ursprünglich im Auftrag stand und diese zusätzliche Menge berechnet werden soll, kann daraus eine Abweichung entstehen.
Diese Position wird dann in ein eigenes Kapitel im Auftrag übernommen. So bleibt klar erkennbar, dass diese Menge zusätzlich zum ursprünglichen Auftrag entstanden ist.
Wichtig dabei:
Abweichungen verändern nicht den Lieferstatus des gesamten Jobs.
Das bedeutet: Ein Auftrag wird durch eine Abweichung nicht automatisch von vollständig geliefert auf teilweise geliefert gesetzt.
Verbrauchsmaterial richtig abrechnen
Für Verbrauchsmaterial gibt es eine besondere Funktion.
Hier kannst du in der Spalte Berechnen eintragen, welche Menge tatsächlich berechnet werden soll. Das ist praktisch, wenn zwar ursprünglich eine bestimmte Menge geplant war, später aber nur ein anderer tatsächlicher Verbrauch abgerechnet werden soll.
Diese Menge wird anschließend auch bei der Rechnungserstellung berücksichtigt.
Beispiel:
Es waren 40 Stück geplant, aber nur 18 Stück sollen berechnet werden. Dann trägst du in Berechnen den Wert 18 ein.
Besonderheit bei Cases und Verpackungen
Bei Cases, Sets, Racks oder Verpackungen werden nicht einfach nur die Hauptpositionen betrachtet.
Auch die enthaltenen Artikel können in den Abweichungen eine Rolle spielen. Das ist wichtig, damit bei hinzugebuchten oder abweichenden Inhalten nichts übersehen wird.
Wenn du also mit Cases arbeitest, lohnt sich ein genauer Blick in die Klärung, damit zusätzliche oder fehlende Inhalte korrekt bewertet werden.
Mehrere Lieferscheine zu einem Auftrag
Wenn ein Auftrag mehrere Teillieferscheine hat, werden die zugehörigen Abweichungen zusammengeführt. Dabei bleibt trotzdem nachvollziehbar, zu welchem Lieferschein eine Position gehört.
So kannst du auch bei längeren oder aufgeteilten Lieferprozessen sauber nachvollziehen, wo eine Abweichung entstanden ist.
Praktische Hinweise für den Alltag
Die Funktion ist besonders hilfreich, wenn du nach dem Warenausgang oder vor der Rechnungserstellung nochmal prüfen möchtest, ob alle Positionen korrekt erfasst und bewertet wurden.
Gerade bei zusätzlichen Lieferungen, Verbrauchsmaterial oder Änderungen auf dem Lieferschein sparst du dir damit viel manuelle Nacharbeit.