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Version 5.0

Wir freuen uns, Dir mitteilen zu können, dass das angekündigte Long-Term-Update heute Nacht auf Deinem Server eingespielt wird!In diesem Newsletter möchten wir Dir die neuen Funktionen und Verbesserungen vorstellen, die im Mittelpunkt dieses Updates stehen.

Fehlmengen-Management: Umbau und Erweiterungen
Das Fehlmengen-Management hat eine umfangreiche Überarbeitung erfahren. Wir haben den gesamten Prozess optimiert und wichtige Erweiterungen hinzugefügt, um Dir dabei zu helfen, den Überblick über Fehlmengen zu behalten.

Kontext-Menü für iPad-Nutzer
Ab sofort steht unseren iPad-Nutzern das Kontext-Menü in den Positionen zur Verfügung. Dies ermöglicht Dir einen schnelleren Zugriff auf wichtige Funktionen und erleichtert die Navigation innerhalb der Anwendung.

GiroCode auf Ausgangsrechnungen
Um Dir die Zahlungsabwicklung zu erleichtern, haben wir eine neue Funktion eingeführt. Du kannst jetzt den sogenannten GiroCode als Barcode auf Ausgangsrechnungen erstellen und verschicken. Dies ermöglicht eine bequeme und effiziente Verarbeitung von Zahlungen.

Benutzerverwaltung: Anzeige angemeldeter Benutzer
In der Benutzerverwaltung gibt es nun eine praktische neue Funktion. Du kannst nun ganz einfach die Liste der angemeldeten Benutzer einsehen.

Start der Betaversion X-Rechnung
Start Betaversion der X-Rechnung. Die X-Rechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das die Rechnungsstellung und den Austausch von Rechnungsdaten vereinfacht. Wir laden dich herzlich ein, diese neue Funktion zu testen.

Und natürlich haben wir auch wieder kleinere Verbesserungen vorgenommen und Fehler aus der Welt geschafft.

Wir möchten uns an dieser Stelle herzlich bei allen Nutzern bedanken, die uns bei den Verbesserungen und bei der Fehlersuche unterstützt haben.


Neu

Das sind die aktuellen Neuheiten

Umbau und Erweiterung Fehlmengen-Management im Checkin

 Einleitung: 
Die Umstellung der Fehlmengenverwaltung betrifft alle Anwender, die im Bereich Lager mit dem Checkout/Checkin arbeiten. Bisher mussten alle Fehlmengen einzeln erfasst und als separater Fehlmengenjob angelegt werden. Dieser Prozess wurde nun grundlegend verändert, um effizienter zu arbeiten und den Überblick zu verbessern. 

Folgende Änderungen wurden implementiert:

  1. Der Rücknahmeprozess wurde über einen speziellen Button vereinfacht. Durch das Betätigen dieses Buttons muss der Rücknahmeprozess abgeschlossen werden.
  2. Beim Abschließen des Lieferscheins werden automatisch alle nicht zurückgescannten Artikel als Fehlmengen erfasst und in einen Fehlmengenjob übernommen. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung der Fehlmengen.
  3. Um die Fehlmengen besser zu dokumentieren, kann ein eigenes Formular ausgedruckt werden. Es steht eine vorbereitete Vorlage zur Verfügung.
  4. Das Fehlmengendokument kann per E-Mail versendet werden. Der E-Mail-Versand kann im Setup (E-Mail-Vorlagen) konfiguriert werden. Es wurde bereits eine Vorlage für den E-Mail-Versand der Fehlmengen erstellt.
  5. Jede Position der Fehlmengen kann einzeln bearbeitet werden. Es besteht die Möglichkeit, Waren bei Wiederauffinden zurückzunehmen und Bestände direkt auszubuchen. Zusätzlich steht eine Abrechnungsfunktion zur Verfügung. Falls Verleihartikel nicht zurückgegeben wurden, kann eine Abrechnung durchgeführt werden. Hierfür wurde eine spezielle Vorlage in die Dokumentvorlagen integriert. Es kann auch entschieden werden, ob der Artikel aus dem Verleihbestand ausgebucht werden soll.
  6. Sobald alle Positionen bearbeitet wurden, wird der Fehlmengen-Job automatisch als erledigt markiert.
  7. Um eine bessere Übersicht zu gewährleisten, wird die Kachel „Fehlmenge“ nicht nur im Bereich Fehlmengen angezeigt, sondern auch in der Lieferschein- und Auftragsliste in der Vorgangshistorie. Zukünftig wird es auch in der Auftragsliste ein farbiges Icon geben, das den Fehlmengen-Job kennzeichnet.

Diese Änderungen sollen den Prozess der Fehlmengenverwaltung erleichtern und zu einer effizienteren Arbeitsweise beitragen. Durch die automatisierte Erfassung und die zusätzlichen Funktionen wird der Umgang mit Fehlmengen vereinfacht und transparenter gestaltet.

Das Fehlmengen-Management im Detail 

Rücknahme mit Fremdmengen
Beim Checkin werden nun auch Fremdmengen berücksichtigt. 

Keine getrennte Erfassung von Fehlmengen
Die Erfassung von Fehlmengen entfällt. Alle nicht gescannten Artikel sind nun automatisch Fehlmengen. 

Alle Fehlmengen werden am Schluss in einem Fehlmengenjob zusammengeführt
Die in einem Lieferschein auftretenden Fehlmengen werden in einem gesamten Fehlmengenjob geführt und können separat bearbeitet werden.

Der Rücknahme-Prozess muss in der Scanning-Maske abgeschlossen werden
Wenn du alle Positionen gescannt hast, musst du den Vorgang abschließen. Klicke auf den Button „Lieferschein abschließen & Fehlmengen erfassen“. 

LS abschliessen

Fehlmengenjob wird erstellt und geöffnet
Wenn Du auf die Schaltfläche Abschließen klickst, werden alle Fehlmengen in einem neuen Fehlmengen-Job zusammengefasst. Nach der Erstellung wird der FM-Job sofort wieder geöffnet, damit Du bei Bedarf die Fehlmengen dem Kunden zusenden kannst. Das Formular findest Du unter Setup -> Dokumentvorlagen.

vorlsge fehlmengen

Alle Fehlmengen eines Lieferscheins in einem Fehlmengenjob
Unter Lager -> im Bereich Fehlmengen findest Du wie gewohnt alle Fehlmengenjobs. Neu ist, dass pro Lieferschein nur noch ein Fehlmengenjob angelegt wird. Du kannst jetzt die einzelnen Positionen bearbeiten. 

Dir stehen zur Auswahl:

  • Ware wieder da,
  • nur Bestand ausbuchen und 
  • Abrechnen und ausbuchen (mit oder ohne Kulanz).
fehlmengenjob

1. Fehlmenge zurückbuchen -> Ware wieder da
Der erste Fall: Das Material kommt später oder der Kunde findet es doch noch. Dann verwende den Button „Ware wieder da“. Nach der Rückbuchung ist der Artikel wieder verfügbar. 

2. Nur Bestand ausbuchen
Der zweite Fall: Das Material ist endgültig weg. Dann buche es sofort aus. Mit dem Button „Nur Bestand ausbuchen“ buchst du den Vermietmaterialbestand direkt aus. 

3. Abrechnen und Bestand buchen -> mit oder ohne Kulanz
Falls erforderlich, besteht auch die Möglichkeit, eine Abrechnung für die Fehlmengen zu erstellen. Verwende den Button „Abrechnen und Bestand buchen“, um den Vorgang zu starten. Der Verlustpreis wird dabei aus den Stammdaten des Artikels übernommen.

Bitte beachte, dass hierfür im Artikelbereich unter Preise -> Weitere Preiseinstellungen -> Ersatz -> Ersatzpreis entsprechende Angaben gemacht worden sein müssen.

Ansonsten wird eine „normale“ Verkaufsrechnung erstellt. Falls Geräte betroffen sind, wird die Gerätenummer ebenfalls in die Rechnung übernommen. Bei Bedarf kann das betreffende Gerät auch gleichzeitig ausgebucht werden.

verlustrechnung

Auch diese Vorlage findest du in den Dokumentvorlagen als Vorlage, die du an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Die notwendigen Druckbausteine sind ebenfalls bereits vorhanden.

vorlage verlustrechnung

E-Mailversand mit eigener Vorlage
Damit der Workflow rund läuft und schnell bearbeitet werden kann, haben wir auch für den E-Mail-Versand eine eigene Vorlage eingerichtet. Die Vorlage kann unter Setup -> Programmeinstellungen -> E-Mail-Vorlagen angepasst werden.

emailvorlage

Automatischer Abschluss, wenn alle offenen Positionen abgearbeitet wurden
Ganz oder gar nicht! Alle Positionen sollten abgearbeitet werden. Erst dann wird der Fehlmengenjob abgeschlossen. Das musst Du nicht per Hand machen, denn der Statuswechsel wird errechnet. Sie alle Positionen bearbeitet, dann springt der Job automatisch auf abgeschlossen. 

abschluss

Alles auf dem Schirm haben
Und so könnte die Vorgangshistorie eines Auftrages ausschauen. Der Fehlmengenjob und auch die dazugehörigen Verlustrechnungen sind zusammen in der Auftragsliste zu sehen.

auftragsliste

Das war es erstmal zum Thema Fehlemngen-Management. Wir sind sehr gespannt, wie die Umbauten bei Dir ankommen und welche Teile wir gegebenenfalls noch verbessern können. Schreib uns einfach an.

IPAD -> Kontext-Menü in den Positionen 
Für alle iPad-Benutzer ist es endlich soweit – du kannst nun auch die Positionen bearbeiten! Über das Dreieck-Symbol gelangst du zum Kontext-Menü und kannst dort die gewünschten Änderungen an den Positionen vornehmen.
Wir haben deine lang ersehnten Wünsche gehört und sind froh, dir mitteilen zu können, dass diese Funktion nun verfügbar ist. Mit nur wenigen Klicks kannst du die Positionen nach deinen Bedürfnissen anpassen und bearbeiten.
Klicke einfach auf das Dreieck-Symbol neben der entsprechenden Position, um das Kontext-Menü zu öffnen. Dort findest du verschiedene Optionen zur Bearbeitung der Positionen. 

ipad

GiroCode erstellen und verschicken 
Um das Bezahlen für deine Kunden zu vereinfachen, bieten wir dir die Möglichkeit, den sogenannten GiroCode automatisch mit deinen Rechnungen zu verschicken. 

Folge einfach diesen Schritten:
1. Gehe zum Bereich „Setup“ in deinem System.
2. Wähle „Dokumentvorlagen“ aus.
3. Wähle die Rechnungsvorlage aus, mit der du den GiroCode verschicken möchtest.
4. Bearbeite die Vorlage und füge den Baustein „GiroCode QR“ hinzu. Dieser Baustein ermöglicht die Erstellung des GiroCodes als QR-Code in deinen Rechnungen.
5. Speichere die Änderungen an der Vorlage.

Durch das Hinzufügen des GiroCode QR-Bausteins wird automatisch ein GiroCode als QR-Code in deine Rechnungen eingefügt. Deine Kunden können den QR-Code scannen und somit die Zahlung einfacher und bequemer abwickeln.

girocode

Bitte überprüfe auch deine Bankverbindung, um sicherzustellen, dass der GiroCode korrekt generiert wird. Gehe dazu folgendermaßen vor:

1. Klicke auf „Setup“.
2. Wähle „Programmeinstellungen“ und dann „Meine Firma“ aus.
3. Überprüfe, ob deine IBAN korrekt und ohne Leerzeichen angegeben ist.

Bitte beachte, dass für einen ordnungsgemäßen QR-Code keine Leerzeichen in der IBAN enthalten sein dürfen.

girocde2

Benutzerverwaltung zeigt aktive Logins 
Um einen Überblick über die aktiven Logins auf deinem Server zu erhalten, bieten wir dir jetzt eine neue Funktion in der Benutzerverwaltung. Folge einfach diesen Schritten:

1. Gehe zur Benutzerverwaltung.
2. Suche nach dem neuen Button „Liste Aktive Logins“ und klicke darauf.
3. Nachdem du den Button geklickt hast, wird eine Liste der angemeldeten Benutzer angezeigt.

Durch diese Funktion kannst du schnell und einfach sehen, welche Benutzer aktuell auf deinem Server angemeldet sind. Dies ermöglicht dir eine bessere Kontrolle und Übersicht über die laufenden Sitzungen.

benutzerverwaltung

Start der Beta-Version X-Rechnung 
Wir starten hiermit die Betaversion zum Thema X-Rechnung. Die X-Rechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das die Rechnungsstellung und den Austausch von Rechnungsdaten vereinfacht. 

Hast du Kunden, die das X-Rechnungsformat von dir wünschen, so laden wir dich herzlich ein, diese neue Funktion zu testen. Melde Dich einfach bei uns.

Verbesserungen

Das sind die aktuellen Verbesserungen

Jobs -> Funktion „aus Stammdaten aktualisieren“ Zubehör für Artikel und Bundel
Noch haben wir nicht den alten Komfort dieser Funktion komplett wieder hergestellt. Diese mussten wir umbauen, weil beim alten Aktualisieren die Verbindung zum Bestellwesen verloren ging. In der alten Version hatten wir einfach die Position neu geladen. Das gehrt jetzt nicht mehr. So dass alle gewohnten Funktionen nachgebaut werden müssen.Für Artikel und Bundel wird jetzt schon mal wenigstens das Zubehör mit reingeholt. Der gewohnte Optionsdialog kommt aber weiterhin erst, wenn der Artikel neu reingezogen wird.

Finanzen -> Rechnungsausgangsliste -> Jobkategorien
Wir haben auf mehrfachem Wunsch in der Rechnungsausgangsliste die Jobkategorien eingebaut.

rechnungsausgangsliste

Lager -> Wareneingang -> Nach Checkout Bestandsführung geändert
Wir haben eine Vereinfachung für einen speziellen Fall in Bezug auf die Bestandsführung implementiert. Wenn ein Artikel mit der Bestandsführung „Einzel-Erfassung“ angelegt und auf einem Lieferschein ausgecheckt wurde, es jedoch während des Transports zu einer Umstellung auf „Handling-wie-Menge“ kam, konntest du den Artikel zuvor nicht wieder zurückchecken.Aber jetzt ist es möglich! Wir haben es ermöglicht, dass du den Artikel auch in diesem Szenario zurückchecken kannst. Das bedeutet, dass du mehr Flexibilität hast und eine reibungslose Rückverfolgung des Bestands gewährleistet ist, unabhängig von der Bestandsführung. 

Jobs -> Teamplanung -> Umwandlung in Auftrag
Wir haben eine Änderung vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Teamplanung bei der Umwandlung von Angeboten in Aufträge erhalten bleibt. Früher gingen die Einträge in der Teamplanung verloren, wenn das Angebot in einen Auftrag umgewandelt wurde.Jetzt haben wir dafür gesorgt, dass die Teamplanungsinformationen korrekt übertragen werden, wenn ein Angebot in einen Auftrag umgewandelt wird. Dadurch bleiben alle relevanten Informationen und Einträge in der Teamplanung erhalten. 

Jobs -> Lieferschein -> nachträgliches Ändern Lieferdatum
Du hast einen Lieferschein erstellt und möchtest schnell die Lieferdaten aus dem Job korrigieren oder nachträglich ändern, so geht das jetzt.Öffne den betreffenden Lieferschein, den du bearbeiten möchtest.Benutze das Eingabefeld, der die Bearbeitung der Lieferdaten ermöglicht.Klicke darauf, um die Bearbeitungsfunktion zu aktivieren.Passe die Lieferdaten entsprechend deinen Anforderungen an. Speichere die aktualisierten Lieferdaten.

lieferschein

Bugfix

Die nachfolgenden Fehler wurden beseitigt  

Bereich Angebot, Aufträge und Rechnungen 

Jobs -> Zumietung/ Einkauf: Standardlieferant verschwindet manchmal
Es kam vor, dass bei Zumietungen der Standardlieferant nur kurz eingeblendet wurde und dann wieder verschwand. Gefixt.  Dank an Eventmeister 

Jobs -> Zumietung/ Einkauf: Favoriten entfernen
Du hast bei mehreren Zumietanfragen einen Favoriten gesetzt. Wolltest Du diesen entfernen, kam es zu einer Fehlermeldung. Gefixt. Dank an Andy von audio-machinery GmbH. 

Jobs -> Verfügbarkeitsanzeige
Bei Artikeln, die MI&VK sind, wurde in der Verfügbarkeitsanzeige im Job nur der Vermeitbestand angezeigt. Gefixt. 

Bereich Lieferschein 

Jobs -> Lieferschein -> Auftragspositionen ändern
Bei der Funktion „Auftragspositionen zuordnen“ im Lieferschein kam es zu einem Fehler, wenn Auftragsmengen im Auftrag geändert wurden. Gefixt. Dank an RGB Rental Bereich

Lager Warenausgang -> Korrekturfunktion
Nach dem Entfernen eines ausgecheckten Geräts über die Korrekturfunktion, wurde der Zähler nicht richtig aktualisiert. Gefixt. 

Warenausgang -> Checkout reservierter Geräte
Die Reservierung ging verloren, wenn beim Checkout vorreservierte Geräte benutzt wurden. Gefixt. Dank an Trust Rental.   

Und wie immer freuen wir uns auf Dein Feedback. Es grüßt an dieser Stelle ganz herzlich

Euer eventworx- Team

*Eventworx ist eine Vermietungssoftware für Veranstaltungstechnik. Das Modul zur Personal-Planung erfordert ein kostenpflichtiges CrewBrain Abonnement.

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