Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verlangt, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren. Je nachdem, mit welcher öffentlicher Einrichtungen man zusammenarbeitet, sind entweder XRechnung oder ZUGFeRD verpflichtend. XRechnungen sind reine XML-Dateien mit der Endung .xml, wohingegen ZUGFeRD ein sogenanntes hybrides Format (PDF/A-3) ist. Es besteht aus einem menschenlesbaren, sichtbaren PDF-Teil, und in diesen ist ein maschinenlesbarer XML-Teil eingebettet.
Vorbereitungen
1. Lizenz anpassen
Stelle sicher, dass das entsprechende Feature zur Erstellung von XRechnungen in deiner Eventworx-Lizenz aktiviert ist. Wende dich bei Bedarf an den Eventworx-Support, um dies zu klären.
2. Leitweg-ID des Kunden eintragen
In den Stammdaten des Kunden, der die XRechnung erhalten soll, muss die Leitweg-ID eingetragen werden. Diese ID wird in der Regel vom Rechnungsempfänger bereitgestellt und dient zur eindeutigen Identifikation des Empfängers. Dadurch kann die XRechnung korrekt zugestellt werden.
3. Eigene Firmendaten überprüfen
Für die korrekte Erstellung der XRechnung, stelle sicher, dass in den Programmeinstellungen unter “Meine Firma” alle Daten eingetragen sind. Hast du deine Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Handelsregisternummer, Registerrecht, Name Finanzamt etc. eingetragen. Achte auch darauf, die IBAN ohne Leerzeichen einzutragen.
4. Reine XRechnung downloaden
Nachdem die Leitweg-ID des Kunden hinterlegt ist, ist beim Erstellen automatisch der Button “XRechnung erstellen” freigeschaltet. Ein Klick auf den Button lädt die XML-Datei herunter.
5. ZUGFeRD – Rechnungsvorschau mit neuem Button
Beim PDF-Druck erscheint bei Kunden, die eine Leitweg-ID haben, automatisch ein grüner Button mit “XRechnung einbetten”. Dadurch werden alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, -datum, -betrag und Positionen werden gemäß dem XRechnung-Standard strukturiert erfasst und in das PDF eingebettet, damit die ZUGFeRD-Rechnung generiert werden kann.
6. E-Mail-Versand
Die generierte ZUGFeRD-Rechnung kann anschließend per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Nutze hierfür die entsprechende Funktion in Eventworx, um eine reibungslose Zustellung zu gewährleisten.
Einstellungen:
Bitte beachte dabei die folgenden wichtigen Punkte:
1. Bedingungen für die Erstellung einer XRechnung:
Um eine XRechnung zu erstellen, müssen die folgenden vier Bedingungen erfüllt sein:
- Die Rechnung muss Positionen enthalten.
- Die Positionen dürfen nicht mit 0€ sein
- Es darf kein Skonto eingestellt sein.
- Netto- und Bruttosummen sowie Umsatzsteuer müssen ausgewiesen werden.
- Die Option “Nur Überschriften drucken” muss ausgeschaltet sein.
Bitte stelle sicher, dass diese Bedingungen erfüllt sind, um eine korrekte XRechnung zu generieren.
2. Bitte beachten:
Bitte beachte, dass noch einige Einschränkungen bestehen. Diese beinhalten:
- Es ist derzeit nur möglich, Schlussrechnungen zu erstellen. Teil- oder Abschlagsrechnungen sind noch nicht unterstützt.
- Rechnungen mit einem Projekt-Rabatt können noch nicht generiert werden.
- Zahlungsbedingungen dürfen kein Skonto enthalten.
- Es können vorerst nur inländische Rechnungen mit dem gesetzlichen Mehrwertsteuersatz erstellt werden. Rechnungen mit dem Mehrwertsteuersatz von 0% sind derzeit noch nicht möglich
Dein Feedback und deine Unterstützung sind uns dabei sehr wertvoll, um das Feature zu verbessern und für den breiten Einsatz zu optimieren.