Vertriebs-Notizen helfen dir, Gespräche, Vereinbarungen und offene To-dos direkt am Job festzuhalten. So bleibt der gesamte Kommunikationsverlauf zentral dokumentiert und für das Team nachvollziehbar.
Jede Notiz kann als einfacher Text erfasst, einem Typ zugeordnet und bei Bedarf priorisiert oder angeheftet werden. Dadurch entsteht eine klare Chronologie, die dir in Angeboten, Nachverfolgungen und Abstimmungen Sicherheit gibt.
Voraussetzungen und Aktivierung
Sollte der Bereich Vertrieb nicht sichtbar sein, muss das Modul einmalig in den Programmeinstellungen aktiviert werden. Gehe dazu oben rechts auf Setup –> Programeinstellungen, gib in der suche Vertrieb ein und setze das Häkchen. Nach dem Speichern findest du im Job den Tab Vertrieb
Arbeiten im Tab Vertrieb
Im Tab Vertrieb stehen dir zwei Funktionsbereiche zur Verfügung. Die Angebotssteuerung dient der internen Einschätzung und Priorisierung von Vorgängen. Hier kannst du beispielsweise eine Priorität vergeben oder die Abschlusswahrscheinlichkeit festlegen und so deinen Pipeline-Fokus schärfen.
Der zweite Bereich ist das Notizenfenster. Hier erfasst du die eigentlichen Inhalte, also E-Mails, Telefonate oder Freitextnotizen, die den Vorgang beschreiben. Beide Bereiche sind bewusst nahe beieinander platziert, damit du Entscheidungen und Dokumentation ohne Kontextwechsel erledigen kannst.
Notizen erfassen
Eine neue Notiz legst du direkt im Notizenfeld an. Schreibe rein was besprochen wurde, welche Fragen offen sind und welche nächsten Schritte vereinbart wurden.
Wähle anschließend den passenden Typ aus, etwa Telefonat, E-Mail oder Notiz. Der Typ erleichtert später die Filterung und sorgt dafür, dass dein Team auf Anhieb versteht, woher die Information stammt.
Wenn eine Notiz zeitkritisch ist oder besondere Aufmerksamkeit benötigt, vergib eine hohe Priorität. Setze Prioritäten sparsam, damit die wirklich wichtigen Punkte sichtbar bleiben.
Wichtige Einträge anheften
Einträge lassen sich anheften, damit sie im Blick bleiben. Das Anheften ist sinnvoll, wenn in einem Vorgang mehrere Notizen zusammenkommen, du aber eine zentrale Vereinbarung oder einen offenen Showstopper dauerhaft oben sehen möchtest.
Sobald der Punkt erledigt ist, löse die Anheftung wieder. So bleibt die Liste übersichtlich und die Chronologie lässt sich weiterhin gut lesen.
Bestehende Notizen bearbeiten
Fehler, Ergänzungen oder Aktualisierungen kannst du direkt in der betreffenden Notiz vornehmen. Öffne die Notiz, passe den Text an und aktualisiere bei Bedarf Typ und Priorität.
Hier kannst zum Beispiel gerne Änderungen kurz begründen, wenn sie inhaltlich bedeutsam sind. Das hilft Kolleginnen und Kollegen, die Entwicklung nachzuvollziehen, insbesondere wenn ein Angebot über mehrere Runden angepasst wird.
Gute Praxis
Schreibe kurz, aber vollständig. Ein guter Eintrag beantwortet die Fragen Wer hat mit wem gesprochen, worum ging es, was wurde vereinbart und bis wann passiert der nächste Schritt. Vermeide interne Abkürzungen, die außerhalb deines Kernteams nicht verstanden werden.
Nutze die Priorität nur, wenn wirklich Handlungsdruck besteht, und löse angeheftete Einträge, sobald sie nicht mehr relevant sind. So bleibt der Bereich Vertrieb ein Arbeitswerkzeug und keine Ablage.