Mit Eventworx kannst Du Angebote von Deinen Kunden digital bestätigen lassen. Der Kunde erhält dazu einen Bestätigungslink im Angebotsdokument und kann das Angebot direkt online prüfen und unterschreiben.
Nach der Bestätigung wird der Vorgang automatisch im System verarbeitet. Das Angebot wird auf Beauftragt gesetzt und es wird direkt ein Auftrag erstellt. Dadurch entfällt das manuelle Nachpflegen und der Auftrag steht sofort zur weiteren Bearbeitung bereit.
Wie die Onlinebestätigung funktioniert
Wenn Du ein Angebot aus Eventworx versendest, enthält das Dokument einen Link zur Onlinebestätigung. Über diesen Link kann Dein Kunde das Angebot öffnen und digital bestätigen.
Nach der Bestätigung passiert automatisch Folgendes:
- Der Kunde kann das unterschriebene Dokument direkt herunterladen.
- Der zuständige Benutzer erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.
- Im System blinkt oben rechts das Briefsymbol gelb, um auf die neue Nachricht hinzuweisen.
- Das Angebot wird automatisch auf Beauftragt gesetzt.
- Gleichzeitig wird automatisch ein Auftrag aus dem Angebot erstellt.
Voraussetzung: Bestätigungslink in der Druckvorlage
Damit Dein Kunde das Angebot online bestätigen kann, muss der entsprechende Druckbaustein in Deiner Angebots-Druckvorlage enthalten sein.
Dieser Baustein erzeugt automatisch den Link zur digitalen Bestätigung im Dokument.
Fehlt dieser Baustein, erscheint im Angebot kein Bestätigungslink und der Kunde kann das Angebot nicht online bestätigen.
Angebot korrekt versenden
Damit die Onlinebestätigung funktioniert, muss das Angebot direkt aus Eventworx per E-Mail versendet werden.
Beim Versand erstellt Eventworx eine eindeutige Dokumentenverknüpfung in der Datenbank. Nur so kann das System später erkennen, welches Angebot bestätigt wurde.
Bestätigung aus Sicht des Kunden
Der Kunde öffnet das Angebot über den enthaltenen Bestätigungslink. Dort kann er das Angebot prüfen und digital bestätigen.
Nach der Bestätigung kann der Kunde das unterschriebene Dokument direkt herunterladen und für seine Unterlagen speichern.
Benachrichtigung im System
Sobald ein Kunde das Angebot bestätigt hat, wirst Du automatisch darüber informiert.
Du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail und zusätzlich erscheint im System eine neue Nachricht. Das erkennst Du daran, dass oben rechts das Briefsymbol gelb blinkt.
Automatische Umwandlung in einen Auftrag
Nachdem das Angebot bestätigt wurde, wird der Status automatisch auf Beauftragt gesetzt. Gleichzeitig erstellt Eventworx automatisch einen neuen Auftrag aus diesem Angebot.
Das bestätigte Angebot verschwindet damit aus der Angebotsliste, wird in den Bereich der Aufträge übernommen und du findest die Unterschrieben Version unter dem Tab Dokumente.
Diese Variante funktioniert nicht
Wenn Du das Angebot nur aus der Druckvorschau herunterlädst und anschließend manuell per E-Mail verschickst, funktioniert die Onlinebestätigung nicht.
In diesem Fall ist das Dokument nicht mit der Eventworx-Datenbank verknüpft und der Bestätigungslink kann nicht korrekt zugeordnet werden.
Weitere wichtige Voraussetzung
Ein Angebot kann nur bestätigt werden, solange es gültig ist. Ist das Datum „Angebot gültig bis“ bereits abgelaufen, kann der Kunde das Angebot nicht mehr online bestätigen.
Kurz zusammengefasst
Mit der Onlinebestätigung können Deine Kunden Angebote direkt digital unterschreiben. Nach der Bestätigung wird der Vorgang automatisch verarbeitet:
- Der Kunde kann das unterschriebene Dokument herunterladen
- Du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail und im System
- Das Angebot wird auf Beauftragt gesetzt
- Eventworx erstellt automatisch einen Auftrag
So sparst Du Zeit und stellst sicher, dass bestätigte Angebote direkt im System weiterverarbeitet werden können.