Ein sauberer Nummernkreislauf sorgt dafür, dass deine Dokumentnummern eindeutig, nachvollziehbar und professionell aufgebaut sind. Das ist wichtig für die interne Struktur deiner Datenbank und für den korrekten Geschäftsprozess, zum Beispiel bei Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen.
Du kannst für jeden Bereich einen eigenen Nummernkreis einrichten, zum Beispiel für:
- Angebote
- Aufträge
- Rechnungen
- Gutschriften
- Artikel
Wähle im Dropdown den Bereich aus, für den du die Nummern eingerichtet haben möchtest, z. B. Angebote oder Rechnungen. Jeder Bereich hat einen eigenen Zähler.
Art des Kreislaufs
Du hast zwei Varianten: Einfach und Zusammengesetzt
| Art | Beispiel |
|---|---|
| Einfach | – Eine fortlaufende Nummer mit optionalem Text davor. – AN-0001 → ( AN für „Angebot“, dann Zähler) |
| Zusammengesetzt | – Hier kannst du verschiedene Bausteine kombinieren, um eine strukturierte Nummer zu erzeugen. – RE-2024-0001 → ( RE für „Rechnung“, dann Jahr, dann Zähler) |
Bausteine nutzen im zusammengesetzten Zähler
Wenn du „Zusammengesetzt“ wählst, setzt du deine Nummer aus einzelnen Bausteinen zusammen. Zwischen den Bausteinen kannst du Sonderzeichen einfügen (z. B. Bindestrich, Punkt oder Schrägstrich).
Baustein Text
Wie der Name schon verrät, handelt es sich um ein simples Textfeld, in das du deine Eingaben tätigen kannst.
Beispiel:RE für RechnungenAN für AngeboteART für Artikel
Baustein Datum
Der Datums-Baustein fügt zeitliche Elemente ein. Du kannst auswählen:
| Option | Beispiel |
|---|---|
| Jahr, 2 Ziffern | 24 |
| Jahr, 4 Ziffern | 2024 |
| Jahr + Monat, 4 Ziffern | 2408 |
| Jahr + Monat, 6 Ziffern | 202408 |
Das hilft dir, deine Zähler automatisch zeitlich zu strukturieren.
Baustein Zähler
Das ist der klassische, fortlaufende Teil deiner Nummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Startwert | Mit welcher Nummer begonnen wird (z. B. nach Systemwechsel) |
| Aktueller Zählerwert | Diese Nummer wird beim nächsten Dokument automatisch vergeben |
| Stellenanzahl | Legt fest, wie viele Stellen die Nummer hat, inklusive führender Nulle |
Baustein Zähler mit Basis
Dieser Zähler beginnt automatisch neu, je nach gewählter Basis:
- pro Jahr
- oder pro Jahr und Monat
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Basis | Wann soll der Zähler immer wieder von vorne beginnen? |
| Startwert | Mit welcher Nummer der Zähler in einem neuen Abschnitt beginnt |
| Aktueller Zählerwert | Die Nummer, die als nächstes vergeben wird |
| Stellenanzahl | Länge des Zählers mit führenden Nullen |
Beispiele:
Jährlich:
2024 → 0001
2025 → 0001
Monatlich:
202408 → 0001
202409 → 0001
Konfigurationsbeispiele
Beispiel 1 klassische Jahresnummer
Ziel: RE-2024-001
Bausteine:
- Text:
RE - Datum: Jahr 4-stellig
- Sonderzeichen :
- - Zähler: 3 Stellen
Beispiel 2 Jahreskürzel vorne
Ziel: 24-AN-0001
Bausteine:
- Datum: Jahr 2-stellig
- Text:
-AN- - Zähler: 4 Stellen
Wichtige Hinweise
Eindeutigkeit
Stell sicher, dass deine Nummern niemals doppelt vorkommen. Nummern müssen eindeutig sein.
Rechnungsnummern
Rechnungsnummern dürfen nicht manuell zurückgesetzt oder nachträglich verändert werden. Das ist wichtig für die rechtliche Nachvollziehbarkeit.
Änderungen speichern
Jede Anpassung musst du über den roten Speichern-Button bestätigen, damit sie systemweit aktiv wird.