In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deine Druckvorlagen in Eventworx übersichtlich verwaltest. Du lernst, wie Du Vorlagen duplizierst, Standardvorlagen festlegst und die automatische Benennung Deiner PDF Dateien einrichtest.
Video-Referenz: YouTube Druckvorlagen (Teil 3): Verwaltung, Standardvorlage & PDF-Namensgebung
Warum die Verwaltung der Vorlagen wichtig ist
Ein gut gepflegter Vorlagenbereich spart im Alltag viel Zeit. Wenn Du mit klaren Standards arbeitest, startet Eventworx bei neuen Vorgängen direkt mit dem passenden Layout. Gleichzeitig sorgt eine sinnvolle PDF Benennung dafür, dass Deine Dokumente leichter gefunden und eindeutig zugeordnet werden können.
Wo Du die Vorlagen verwaltest
Öffne in Eventworx den Bereich Setup > Dokumentenvorlagen.
In der linken Seitenleiste findest Du die verschiedenen Kategorien, zum Beispiel für Angebote, Aufträge oder Rechnungen.
Vorlagen sinnvoll verwalten
Wenn Du ein neues Layout auf Basis einer bestehenden Vorlage erstellen möchtest, ist es meist sinnvoller, eine vorhandene Vorlage zu kopieren, statt ganz neu zu beginnen. So übernimmst Du bereits bestehende Einstellungen und sparst Dir unnötige Arbeit.
Nutze dafür das Kopieren Symbol direkt an der Vorlage.
Nicht mehr benötigte Vorlagen kannst Du aus dem Manager entfernen. So bleibt die Übersicht erhalten und Du arbeitest nur mit den Layouts, die Du tatsächlich nutzt.
Außerdem kannst Du Vorlagen auch zwischen verschiedenen Kategorien verschieben. Wenn Dir zum Beispiel ein Layout aus dem Bereich Angebot gefällt, kannst Du eine Kopie davon per Drag and Drop in einen anderen Bereich verschieben.
Standardvorlage festlegen
Für jede Kategorie kannst Du festlegen, welche Vorlage standardmäßig verwendet werden soll. Diese Vorlage wird dann automatisch geladen, wenn Du in diesem Bereich ein Dokument erzeugst.
Welche Vorlage aktuell als Standard gesetzt ist, erkennst Du am Stern Symbol.
Wenn Du eine andere Vorlage als Standard festlegen möchtest, öffnest Du das Kontextmenü der gewünschten Vorlage und wählst die entsprechende Funktion aus.
Das ist besonders hilfreich, wenn Du im Alltag immer mit einem bestimmten Layout arbeitest und nicht jedes Mal manuell auswählen möchtest.
PDF Namen festlegen
Im Vorlagenmanager kannst Du auch definieren, wie Deine PDF Dateien beim Erzeugen oder Versenden benannt werden sollen.
Dafür steht Dir das Feld PDF Name zur Verfügung. Hier kannst Du den Dateinamen aus verschiedenen Bausteinen zusammensetzen, zum Beispiel aus der Dokumentennummer, Projektnummer oder dem Kundennamen.
Eine sinnvolle Benennung hilft Dir dabei, Dokumente später schneller wiederzufinden. Besonders wichtig ist dabei eine eindeutige Nummer, damit Dateien nicht verwechselt werden.
Änderungen speichern
Wenn Du eine Vorlage bearbeitest, einen neuen Standard festlegst oder die PDF Benennung anpasst, musst Du die Änderungen anschließend speichern. Erst dann werden sie dauerhaft übernommen.
Praktische Hinweise
Bevor Du größere Änderungen an einer Vorlage vornimmst, solltest Du immer zuerst eine Kopie anlegen. So behältst Du eine funktionierende Ausgangsversion und kannst bei Bedarf jederzeit darauf zurückgreifen.
Wenn Du verschiedene Layout Stände behalten möchtest, kannst Du Vorlagen auch mit klaren Namen versehen, zum Beispiel nach Jahr oder Einsatzzweck. So lässt sich leichter unterscheiden, welche Vorlage aktuell genutzt wird und welche nur für Sonderfälle gedacht ist.
Zusätzlich kannst Du Deine Vorlagen exportieren und später wieder importieren. Das ist hilfreich für Sicherungen oder wenn Du Vorlagen auf einen anderen Eventworx Server übertragen möchtest.
Hinweis zur Vorschau
Die Druckvorschau im Vorlagenmanager eignet sich vor allem für eine erste Kontrolle. Für die genaue Prüfung eines Layouts ist es oft sinnvoller, mit einem echten Test Job zu arbeiten. Dort stehen Dir reale Inhalte und vollständigere Beispieldaten zur Verfügung.
Kurz zusammengefasst
Im Vorlagenmanager verwaltest Du Deine Druckvorlagen zentral an einer Stelle. Du kannst Vorlagen kopieren, verschieben, als Standard festlegen und die automatische PDF Benennung definieren. So sorgst Du für einheitliche Abläufe und eine saubere Dokumentenstruktur.